会签是什么,何时使用会签,如何设计使用会签
发布时间: 2022-04-20 预览次数:

一、会签

1.1会签定义

    会签用于与本次审核内容相关的各有关部门进行协商并核签,简单地讲就是多方共同签署,对签字内容进行确认签字,签字就意味着要负责、要为确认内容承担责任。

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1.2会签与加签

    会签是多人同时处理,加签是当前处理人提交之后,被加签人才能处理。在时间线上,就是会签在前,加签在后。


1.3会签与多人协作的关系

    两者都属于多人处理,其区别在于,会签时,会签人要签字,并对签字内容承担责任;多人协作,不一定需要签字。比如工单系统中,高级工程师安排2个中级级工程师与1个初级工程师一起处理一个工单,他们只需要将工单中的问题分工处理完成即可,由高级工程师确认是否完成后进行确认(或签字确认)。

1.4适用场景

    会签是属于一种严谨、严肃的一种动作,在一些场景下,使用会签会使得本次活动、事件具有很重要的意义。那么如何确定是否需要使用会签呢,以下总结了几个适用会签的场景:

(1)公文签发。会签这词本身就出自公文签发,所以在公文签发的流程中使用会签是正常操作。

(2)立项会、投委会、评审会等多种会议中,可以使用会签。会议本就需要集体讨论,讨论出的结果也需要与会人员承担责任,所以会议类也可使用会签。

(3)国家规定的相关审核程序,可以使用会签。

(4)医院中对某类疾病的治疗方案的专家会诊,以及与之类似的相关场景可以使用会签。

(5)除以上场景外,对重大事件或重要事情的签署可以使用会签。


二、会签在BPM中的定义

    会签BPM常见的流程模式,流程模式在BPMN2.0中主要通过设置UserTask多实例的方式来实现。在BPMN2.0规范中,并没有明确对会签的定义,会签只是一个多人审核场景,可以并行审核或顺序审核,即:在一个普通的节点中,设置多个实例及相关变量(nrOfInstances:实例总数、nrOfActiveInstances:当前活动的实例数、nrOfCompletedInstances:已经完成的实例数、loopCounter:多实例运行过程中的索引值),使当前节点按照实例数执行数次,从而使流程完成“会签”操作。

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三、案例场景

A. 案例1

    某公司项目立项审核流程,填写项目信息之后经过部门负责人审核、分管领导审核、风控合规后,到达运营总监审核环节,由运营总监选择“立项会”的相关部门及人员进行会签,签字顺序不分先后,可同时进行签字。第一轮会签完成之后,运营总监根据会签的意见,判断是否需要进行第二轮“立项会”或第三轮或等等,如果一直都是不同意的意见占大多数,运营总监可以将本次立项驳回或拒绝或结束。

    通过对上述案例的分析,我们不难发现,此案例最主要、最核心的功能就是执行会签,而且是同一个节点存在多轮次的会签,并且有一个主持人,可以控制整个会签的会签人、次数与结果。如何设计、配置与完成这样的一个会签是此流程能否成功的关键。

B. 案例2

    某政府单位内部发文,拟稿、核稿完成后,在签发时,需要多人会签,并按照职务由低到高依次进行签字确认,每一位会签人都可以将本次发文进行驳回,重新进行拟稿或核稿并填写审核意见。当所有人都完成签字确认之后,进入编号发文与传阅。

    此案例的会签特点,是在“签发”节点进行会签,会签人要按照一定的顺序依次进行签字,即先发给A,A审核通过后再给B,B完成之后再给C,与案例1中的并发签字不一样,而且每个人都有权限决定流程是否驳回。

C. 案例3

    个人或企业想使用某片海域、或某海岛进行养殖、科研或其他合法合规用途,需要向当地海洋局进行资质申请,申请通过之后由海洋局进行发证,或证件到期之后,需要续期,或转让等等。海洋局需要对以上的申请进行审核,在进行一审或二审时,需要有专门的审核小组进行审核,每个审核小组都有一个组长,每个组员都分管一种或几种用海类型的审核。在审核时,组长可以选择/删除参与此次审核的组员,并且如果是组长审核通过,则其他组员不需要再进行审核;如果组长没有审核,则组员需要全部审核。

     此案例的会签特点,是在会签时指定了一个组长,流程是否进入下一步,由组长决定,并且组长有权限控制此次会签的人员。

四、具体规则

    在ccflow中,根据对上述案例的总结,除了在BPMN中会签两种规则,并行会签与顺序会签又提炼出组长模式有主持人模式两种会签规则,各规则说明大体如下:

    并行会签(协作模式)比如,同一个节点中设置了3个审批人,3个审批人顺序部分先后,全部审核通过之后才可以进入下一个节点。

    顺序会签(队列模式):比如,同一个节点中设置了3个审批人,3个审批人按照指定的顺序依次进行审批,全部审核通过之后进入下一个节点。

    组长模式:根据条件或人为指定某个人为此次会签的组长,组长可以增加、删除会签人。如果组长不执行审核,其他会签人必须全部审核完成之后,由组长决定是否进入下一步;如果组长执行了审核,那么其他审核人则不需要审核,流程直接进入下一步。

    主持人模式:主持人,本身的工作特点就对会议的过程进行把控,所以在会签中主持人起到的作用与之类似。主持人模式与组长模式的操作权限、审核权限相同,主持人可以决定流程是否可以进入下一步,即便会签的组长已经审核,也需要主持人决定。

五、设置方式

设置方式以下面流程为示例:

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5.1并行会签(协作模式)

    第一种方式:设置多人处理规则,并指定为“协作模式”。此方式为无组长、主持人的模式,接收人由系统根据设置的接收人规则,自动设置会签人,会签顺序不分先后。

        1.右键,选择节点属性

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2.点击“多人处理规则”,并选择“协作模式”,即可完成设置

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    第二种方式:启用会签按钮,会签方式选择为“协作(同事)模式”。此模式下,可通过会签按钮,手动添加/删除会签人,并且可以与第一种方式一同使用,即系统指定的会签人,都可以额外选择其他会签人,当所有会签人审核完成之后,流程进入下一步。

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5.2顺序会签(队列模式)

    设置多人处理规则,并指定为“队列模式”,默认的审核顺序是按照岗位的由低到高执行。

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5.3组长模式

    在节点属性中启用会签按钮,会签方式选择为“组长(领导)模式”。组长会签规则,也可以进行设置,默认规则为只有一个组长。如果有多个组长,可以选择“最后一个组长发送”或“任意组长可以发送”。

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5.4 主持人模式

  在节点属性中启用“加主持人”按钮即可。

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六、运行示例

  进入待审批页面之后,点击上方的“会签”或“加主持人”按钮,然后开始选择会签人。

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选择完成之后,点击“执行会签”即可。相关会签人员会收此次审核的待办工作,打开此待办之后,即可进行审核、签字等操作。


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